みなさま 田中かつゑです。先日うん十年ぶりに高校の後輩（その時知った）と会話しました。そしたら…教科担任だった方々のお名前がすらすらと出てくる…。昔の記憶ってすごいなぁと改めて思いました。短期記憶はしっかり衰えているんですが。
自動化って楽ですね。人間が実施するデータ入力を自動化すると、ソフトにバグがないという前提ですが、こんな効果があると思っています。
- 「忘れ」「ミス」「抜け」「遅れ」「漏れ」が無くなる
- データの自動検証によって、そもそもトリガとなる人間の行動に対して計算機から督促してくれる
- 集計・検証したデータを２次・３次活用の入力データにできる
- 自動化によって、確保されたその人の時間を、創造的な仕事に費やすことが出来る
1.と2.はコスト削減に通じますが、3.と4.。これは次のビジネスへの下地や価値を生み出す仕事に変換可能という意味で非常に重要だと思います。みなさまの会社は如何でしょうか。社員の人数が少ないから、とか、慣れた人に任せているから、等様々な理由で人海戦術に頼る経営は多々あるとは思います。でも3.と4.、会社の将来のために、かなり必要です…。
もう１つ。仕組み仕掛けと運用のリンクについて。
みなさま(経営者のみなさまにとっては忘却の彼方かもしれませんが)、作業ミスの御経験はおありでしょうか。私はあります!!! あったとして、是正策どうしてますでしょうか。まさか…やった項目をレ点するチェックリスト作って安心、なんてことではないですよね…
項目を並べるチェックリストって、一番先に思いつく対策なんですが、これ、考えものです。チェックする項目が少ない場合、リスト必要ですか? 逆に多い場合、なおざりなチェックになっていませんか? もちろん、チェックしたことを証拠として残さなければならない、あるいは残すべき仕事であれば、チェックリストは有効です。
でも、自身の仕事に対して完成度を上げる目的だったらどうでしょう? やったやらないよりも、掛かった工数が削減できたか(短い時間で効率よくできたか)・出戻りはなかったか・手順は正確か・その環境に最適な設定か…そんな方が大事じゃないですか?
ではチェックリストってどのように活用しましょうか。作業項目名並べても意味が無いように思えます。やはりチェックリストは、作って終わりじゃなくて、使って改良して使い倒す。仕組み仕掛けを活用することで、効果を最大限に高めることが必要と思います。面倒くさいと思うかもしれません。確かに最初に作業を全部分析し書き出して…って難儀ですね。でも、その過程で以下が明確になるはずです。
- 本当に必要な作業と、そうでないものの見極めがつく
- 属人化してしまっている作業が明確になる（いわゆるブラックボックスというあれです）
- 作業している人のスキルレベルの差が露呈する（仕事の丁寧さ・完成度をうかがうことが出来る）
実際に利活用する、しないは別にしても、一連の作業自体に対してチェックリストを作ってみることも時には必要かもしれません。見える化と同時に作業の効率化や無駄の排除にも活用で来ると思います。