今回より、大津を含めたMIKチームにてテクニカルブログを進めさせて頂きます。
さて、前回の予告どおり「作業予定が大変多くあり、どうにもならない時にどうしてきたか」について語りたいと思う。
山ほどのタスクが目の前にあふれかえっているとする。その時皆様ならどうするだろうか？とりあえず片っ端からやり始めるのか？まずはタスクを整理するのか？それともスケジュールを引くのか？
目の前のタスクからとにかく片付けたくなる気持ちもわかるが、まずは一呼吸おいて、タスク全体の管理を考えるところからスタートしてほしい。 考え方の一例として、以下の手順で考えてみよう。
- 期限と所要時間を考える
- 事前準備の内容を考える
- 人に任せられる内容を考える
- 必要性の度合いを考える
- 順序や関連性で効率化できないか考える
- 並びかえ、上記をWBSにする
１．期限と所要時間を考える
・タスクを書き出す
タスクの可視化を行う。
考えられるすべてのタスクを洗い出すのだが、頭の中だけでは漏れが発生しやすいので必ずメモやアプリを使って「目に見える」形にしよう。
・タスクの期限を設定する（終了を決める）
すべての仕事には期限がある。タスクが溢れている状態で、期限設定のない仕事が終わる日は来ない。
もし期限が分からない場合は指示者に確認する。「急がないから」と言われて放っておいたら、一週間後に「あれどうなってる？」と聞かれ慌てる、なんてことはよくある話だ。
・タスクの所要時間を設定する（開始を決める）
ひとつ前で作業の終了は決めているので、所要時間がわかれば開始を決められる。
作業時間が想定できないうちは仮で入れておこう。実際の作業時間をメモしておき、後から比較できるようにすれば段々と見通せるようになってくる。
ここまでくるとすぐにスケジュールを作りたくなってしまうが、実際にスケジュールに入れ込んでいく前にまだまだ考えないといけない事はたくさんあるので、辛抱いただきたい。
2．事前準備すべきことを考える
作業は「最終的にやること」の名称で認識していることが殆どである。しかし実際には単作業で終わることは少なく、完成までに数ステップ踏むのが普通だ。
まず、そこに至るまでに必要な作業を細分化する。
たとえば、作業の中に「Aさんと会議をして話し合う」というタスクがある場合、その前準備の一つとして「Aさんとの会議セッティング」が必要になる。
また、途中で他者の確認を要するような仕事の場合、「確認待ち」が発生することを見越しておくべきだろう。
それ以外に、これについては自分の知識やスキルが足りていないという部分が出てきた場合、あらかじめ対策を打っておく必要がある。
３．人に任せられる内容を考える
仕事はチームで行うものなので、チーム内での分担が考えられるだろう。タスクの内容によって、自分より別のメンバーの方が効率よくできることもあれば、メンバーのスキル的な成長や今後のキャリアプランのために任せた方が良いこともある。
任せることで若手メンバーのモチベーションアップに繋がり、作業の幅が広がる可能性もあるのだ（勿論、作業の目的や考え方について、わかり易く部下に説明し、モチベーションを持たせることが重要であり、あなたのスキルアップにもなるので、一石二鳥、いや、一石三鳥である！）。
自分だけではなくチーム、メンバーの状況を確認し、効率よくタスクを割り振ろう。
他に「上司に頼る」という手段もある。
誰かに何かをお願いして要望を聞いてもらいたい場合、自分が言うより上司から言ってもらった方が効果が高いことが多い。何でも自分だけで何とかする必要はないのだ。
今回は前半の三項目について説明した。
次回はこの続きをご紹介していこうと思う。