みなさま 田中かつゑです。まだまだ寒い日が続きますが、我が家のニャンコたちは、既にコートを春夏用に変えているようで、少しずつ抜け毛が増えてきました。今年も掃除機がフル回転の日々が始まります。また、毛玉ボールでも作って遊びますか（彼らは自分たちの毛玉ボールでサッカーをするのが好きなんです）。
飛び込みが多い種類の仕事をしていると、その前に履行していた仕事が半端な状態のままになり、リカバリをするのに苦労したりします。また、思考も中断されるので、結果、割り込みがトリガとなり効率が落ちることもあります。そんな時、みなさまはどのようになさっているのでしょうか。
巷ではよく「女性はマルチタスクが得意」と言いますが、その場合のタスクとは「同時進行に複数の事を処理する」のではなく「隙間時間を有効に活用する」ことだと思います。例えばこんな感じ。
- 何種類もの料理を出来上がりが同時に仕上がる様手順を決めててきぱきと動く
- 洗濯をしながら掃除をしつつ、アイロンをかけつつ…といくつもの家事を進行させる。
でもですね、上記2種とも、ある特定の時間を切り取った時は1つの事しか出来ていない事にお気づきでしょうか。
分かりやすいように①を時間軸の表にしてみます。
<ポテトサラダを作ろう>
ご覧の通り、各材料に手を加えることは1つずつしかできませんが、茹で時間・冷却時間などを活用して、他の材料の処理をしているのがお分かりになるかと思います。
では、これを仕事に当てはめたらどのようになるのでしょうか。家事は自分で区切りを付けることができるので、出戻り・もたつきが比較的少ないとは思います。けれど仕事になると、お相手の都合・締切り・完成度など様々な要素が絡み合い、自分のペースでは進み通すことが難しいですね。
そのため、私は優先度と重度を鑑み、1日のスケジュールを組み立てることにしていました。
| 始業前 | 通勤時間などを使っての思考系（アイディア出し・ストーリーの組み立て等） 一日のスケジュールを立てる |
| 午前 | 1枚のメモに、完成させること、区切りを付けることを箇条書きにしてPCに貼っておく。 着手順序は、①緊急&重要、②緊急、③重要&不急 |
| お昼休み | 午前中の振り返りと、午後の事務系仕事の準備 |
| 午後 | ③重要&不急、そしてルーチン系の仕事 （段取りが出来ているので、急な割り込みが入っても、即時元に戻れる） |
キツキツのスケジュールですが、私には合っていました。残業をしないことを心に決め、いかに就業時間内に早く・完成度高い仕事が出来るかをいつも考えていました。そのおかげで夜は自分のために時間を使えたのも嬉しかったこと（子育て中のため、育児と家事が私を待っておりましたが）。
もう一度、先ほどのポテトサラダ作りに戻ります。もしもジャガイモ・卵の茹で時間、きゅうりの塩もみに必要な塩の量等の前提知識がないまま、これを作ったらどうなるのでしょうか。おそらくこんな感じでは？とても時間がかかりそうですね。
手順が解っていないと、無駄な工数を使い、しかも（慣れないが故に）完成度も低くなりがちです。
この例では、※付きの所がそれぞれ戸惑うはず。
様々な作業や仕事で大事なファクターの1つが「手順を正しく把握し、ルーチン化できるものはしてしまう」ことです。ポテトサラダの例で言えば、ジャガイモと卵各々1個当たりの茹で時間、つまり他の作業が出来る時間を把握する事、きゅうりの量に応じた塩の量と水気を絞るまでの時間が解っていること。そして自分が野菜を切ることが出来るスピードを理解していることがルーチン化の鍵です。
そして、もう一つ大事なことはそのルーチン化が自分の動きにとって自然なのかどうか。他の人の行動を鵜呑みにして自分を型にはめ込もうとしても後々無理が来ます。試行錯誤は必要ですが、自分なりの効率化、ルーチン化のポイントを是非見つけて頂きたいと思います。空き時間を生み出すことで自分の時間を贅沢に過ごすことにも繋がります。
さらにルーチン化することで作業の抜け漏れも発生しずらくなりますよ。
（余談ですが、Yシャツのアイロンがけを洗濯後すぐにやってしまいその後干すことで、洗濯物の取り込み時にスチームアイロンをするよりもかなり時間が節約できて嬉しい今日この頃です。）