某会計事務所様 | Impresarios Co., Ltd

お客様情報

所員・事務員合わせて20名程で平均年齢は40歳未満という活気に溢れる会計事務所様です。
若い所員・事務員からは「ペーパーレス」「業務効率化」等の提案はあるのですが、ITに詳しい人材がおらず、具体的な施策には到っておりませんでした。
私どもが所長とお話させていただくと、10年ほど前に構築したメールシステムがそのまま運用されていることがわかりました。

お客様が抱えていた問題

発端はある若い所員からのご相談でした。その方が入所して驚かれたことは、所長・所員・事務員の全員が一つのメールアドレスを共有しているということです。

そこで所長・所員・事務員の各々のお話を伺うと、DXとして解決が必要である不都合・不具合が見えてきました。

所長・所員・事務員それぞれの抱えていた問題と不満

メールシステムを導入したときは所員5名程度の小さな事務所でした。若い所員たちの仕事内容を把握するためにも事務所に届くすべてのメールを一つのメールアドレスにして全員で共有するようにしました。
しかし現在所員は20名程度に増え、クライアント様もかなり増えたためすべてを把握するのが難しくなっています。
それぞれのメールアドレスを作るとお金がかかるのでコストが増えるのは避けたいです。システムを新しくしようにもよくわからなくて…

毎朝のルーチンは自分に関係のあるメールを探すことです。自分のクライアント様からのメールを見落とすわけにはいかないので時間がかかってしまいます。メールの件名だけでは自分宛のメールか区別がつかず、すべて内容まで確認しないといけません。クライアント様からの至急のメールもすぐに見つからず困ることがあります。
また自分のクライアント様からのメールが他の所員のオペレーションミスにより消されてしまわないか不安なことがあります。

クライアント様からの添付資料など保管が必要な書類を全メールの中から見つけて、印刷してクライアント様専用ファイルに保存する必要があります。膨大な数のメールの中から該当するメールを探すのですが、抜け漏れがあってはいけないので注意して作業するため非常に時間がかかります。
また所員・事務員全員が他の人のメールを削除してしまうことを恐れ、メールをずっとそのままにしているためとても動きが遅く何とかしてほしいです。

当社が指摘した問題

複数人でメールアドレスを共有することによって起こり得るリスクをご指摘させていただきました。

セキュリティの問題
1. 退職した旧所員が当メールアドレスを知っていることで、「メールアドレスの悪用」「メール本文やデータの盗難」の恐れがある
2. メールサーバーが攻撃を受けた場合、全メールがサーバー上に残されていることにより全データを盗まれてしまう恐れがある

運用の問題
1. 所員各人が始業前1時間程を「自分宛のメールを探す」ことに費やす時間の無駄
2. サーバーに過去のメールがすべて保存されていることによる容量の無駄と、データ容量が重いことによりサーバーの動きが遅くなったことによる時間の無駄

お客様がDXで実現したいこと

クライアント様に迅速に対応できること
クライアント様の大事なデータを安全に扱うこと
メールシステム利用によるミスがなくなること
自分がやるべき業務に集中できること

上記を今回のDX施策の目的としました。

当社が行ったDXのご提案

現状の分析から最適解をご提案

所長のお話から、ネックになっているのはメールアドレス追加に対して料金がかかってしまうことのみであると考え、メールアドレス追加に対して料金が発生しないメールシステムを使用し、各人のメールアドレスを作成するご提案をさせていただきました。

新しいメールシステムの導入と運用支援

利用するメールの容量から見積もったリーズナブルなプロバイダへの変更
セキュリティ、スパムメールの自動削除など堅牢なメールサーバーへ移行（過去のメールのアーカイブも含めて移行）
全員分のメールアドレスの作成と、業務内容に応じたメーリングリストの作成
運用マニュアルの作成と、会計事務所の皆様への説明会の開催
会計事務所様内でのIT担当者の設置とその方用の管理マニュアル（メール容量管理を含む）の作成と説明を実施

DX施策後のお客様

DXにより作業が大幅に減り業務改善！浮いた時間を有効活用してクライアント様と良質な関係を構築

今までメールの整理に費やしていた時間が無くなったため、クライアント様に迅速に対応できるようになりました。
またクライアント様に大切なデータを安心してお預けいただけるようにもなり、対応の速度、質の向上によってクライアント様との良質な関係構築にもつながりました。
所員・事務員のみなさんの負担が大幅に軽減したため、仕事へのモチベーションアップという予期していなかった効果もありました。

引き続き当社では会計事務所様のデータやデジタルを用いた価値創造に伴走しております。

メールシステム更改のお見積り合計

サービス	詳細	金額
要件定義	解決したい課題の整理	¥50,000
メールサービス選定	要件を満たしたコストパフォーマンスが良いメールサービスの選定	¥50,000
契約・システム構築		¥100,000
旧メールシステムから移行		¥50,000
ドキュメント作成説明会実施		¥50,000
合計(税抜)		￥300,000

当社では些細なDXに関するご相談もお待ちしています

お仕事のご相談

その他の導入事例

某嗜好品生産団体様

Webサイトをどうにかして拡販に結び付けたい！
購入者様がリピートしやすいと思ってくださるようなリニューアルを実施
お目当ての商品がすぐに見つかり、団体メンバーとの距離がぐっと縮まるWebサイトが完成しました。
某ソフトウエア製品開発会社様

品質向上により、コストダウン・売上増を実現したソフトウエア開発。
某ガスソリューション様

専用ハンディーターミナルからiPhoneにモダナイゼーション。他のアプリ連携で使い方が広がり、しかもキレイ・安い・使いやすくてカッコいいです。
某施工会社様

20年間使い続けたクライアントサーバ方式システムをモダンに一新。使い勝手はそのままで、操作する社員達は大喜び。